Kunde: Landmaschinen Handel und Werkstatt, Solothurn, Schweiz
Start: März, 2016 | Status: abgeschlossen

Der Kunde hatte die dringende Notwenigkeit eine überalterte Software zur Auftragsverarbeitung zu modernisieren. Das erste Gespräch förderte schnell die Dringlichkeit zu Tage: die ebenso veraltete Computerinfrastruktur sowie die überholten Betriebssysteme verhinderten bisher die Einführung einer neueren Auftragsverarbeitung. Die Geschäftsleitung des erfolgreichen mittelständischen Unternehmens formulierte die Aufgabenstellung schnell und klar:

• Runderneuerung der Anwendung zur Auftragsverarbeitung durch eine neue, zukunftsfähige Lösung. Diese Anwendung soll in Zukunft auch weitere Arbeitsabläufe (z.B. Buchhaltung) vereinfachen können.
  
• Effiziente Übernahme der relevanten Stammdaten, insbesondere der Artikel-Massendaten (über 300.000 Artikel)
• Modernisierung der gesamten Computer-Infrastruktur d.h. überalteter Server, PC und aller notwendigen Betriebssystemsoftware und Anwendungen
• Einsatz der jeweils aktuellen Version aller Software Komponenten (z.B. Windows 10, Windows Server 2012 R2)
• Möglichst weitreichende "Befreiung" des Unternehmens von allen Tätigkeiten und Aufgaben rund um die Instandhaltung der gesamten Büro IT. Die Geschäftsleitung zeigte sich offen für die Einführung von moderner Cloud-Technologie zur Bewältigung dieser anspruchsvollen Aufgabe

Eine schnelle gründliche Analyse der Infrastruktur und sämtlicher, auf dem Server und auf den PC, installierter Software wurde als erstes beauftragt. Im Kern des Analyseergebnisses fand sich eine sehr alte Version der Anwendung GS-Auftrag, Windows Server 2003 sowie Windows XP auf allen PC. Eine beträchtliche Anzahl an weiteren Anwendungen wurde identifiziert und nach Kompatibilität sowie tatsächlicher Nutzung klassifiziert.

Auf Basis der Analysergebnisse beauftragte der Kunde eine effektive Gegenüberstellung der relevanten Kosten für zwei alternative Lösungen als Fundament für die Einführung der neuen Auftragsverarbeitung:

• Cloud-Variante: Moderne Cloud-Technologie ersetzt nicht nur die gesamte Computer-Infrastruktur sondern auch alle zur Instandhaltung notwendigen Aufgaben
• Konventionelle-Variante: Austausch aller Computer durch neue, leistungsfähigere Geräte. Neuinstallation und Konfiguration aktueller Betriebssysteme

Moderne Cloud-Technologie ermöglicht Unternehmen eine effektive Auslagerung der gesamten Computer-Infrastruktur. Sowohl Einrichtung als auch der tägliche Betrieb wird vollständig vom Cloud Anbieter übernommen. Gute Cloud Anbieter punkten mit hohem Fachwissen und Professionalität insbesondere auch im wichtigen Thema IT Sicherheit.

ERP Systeme wie Infoniqa (ehemals Sage Start) ermöglichen eine effektive Automatisierung zentraler administrativer Arbeitsabläufe im Unternehmen.

Zur Auswahl eines geeigneten Anbieters von Cloud-Technologie dienten technische und fachliche Anforderungen wie:

• Kostengünstiger im detaillierten Vergleich mit der Konventionellen-Variante. Bei diesem Vergleich werden u.a. auch berücksichtigt: die Aufwände für allfällige Wartungsarbeiten wie Datensicherungen auf externen Speichermedien, Aktualisierungen der Betriebssysteme, Aktualisierung der Sicherheitsmechanismen wie z.B. Virusscanner, Koordination mit engagierten IT Dienstleistern, jährliche Kosten dieser Dienstleister, Stromverbrauch aller Geräte usw.
• Modernisierung der Prozesse rund um Sicherheit, Wartung und Betrieb durch den Anbieter. Aktualisierung der Systeme, Backup, Virenscan usw. vollständig im Hintergrund, ohne Beinträchtigungen für den Nutzer.
• Klar definierte Kriterien für die Service Qualität: Alle Leistungen werden kontinuierlich gemessen und mit den vertraglich vereinbarten Richtgrössen verglichen. So wird z.B. die Mindest-Verfügbarkeit der Systeme per Vertrag geregelt, kontinuierlich überwacht und die Erreichung des Ziels regelmässig an den Kunden berichtet.
• Sicherheit der Informationstechnologie auf höchstem Niveau und stetig aktualisiert
• Eine Mindest-Leistung aller Computer auf dem Level der konventionellen Variante

IT Sicherheit / Datensicherheit: Wem darf das Unternehmen seine Daten anvertrauen ?
Viele Unternehmen tragen mit dem Gedanken einer Vereinfachung ihrer Informationstechnologie mithilfe von Cloud-Technologie - und stellen sich diese zentrale Frage. In der hochvernetzten und hochkomplexen Welt der Computer,- und Netzwerktechnik - das Internet des 21.Jahrhunderts - gibt es tatsächlich grosse Gefahren durch firmeninternen Missbrauch, Datenverlust, Industriespionage sowie durch Aktivitäten mit wahlloser, verbrecherischer Absicht im sogenannten Cyberspace. Die zentralen, nicht immer offensichtlichen, Aufgaben einer effektiven IT Sicherheit sind:

• Professionelle Regelung der Passworteinstellungen und Nutzerberechtigungen (Installation von Software auf dem PC, Dateizugriff, Verzeichnisszugriff usw.)
• Sicherheit im internen Netzwerk und Verriegelung gegenüber dem öffentlichen Internet
• Geprüfte und regelmässige Aktualisierung von Betriebssystemen und Anwendungen. Die Prüfung von Aktualierungen ist wichtig um sicherzustellen, dass die Anwendungen nach der Aktualisierung auch wieder korrekt funktionieren
• Funktionsgetestetes Backup und Datensicherungen an mindestens zwei entfernten Orten gespeichert
• Regelmässige, aktuelle Prüfung auf Schadsoftware. Schnelle und fachgerechte Reaktion bei akuter Bedrohung durch neu publizierte Sicherheitslücken

Um den heutigen Anforderungen und IT Sicherheitsstandards zu genügen, müssen die oben genannten Aufgaben von der Unternehmensführung erkannt und die Umsetzung sichergestellt werden. Kein Unternehmen kann es sich heute leisten, diese Themen, nach dem "Prinzip Hoffnung", unberücksichtigt zu lassen. Ohne eigene, sich stetig weiterbildende IT-Spezialisten, oder adäquate externe Dienstleister ist diese Herausforderungen nicht zu bewältigen. Ein moderner Anbieter von Cloud-Technologie deckt diese Anforderungen vollständig und auf dem Level der aktuellen Standards ab. Da die Leistung für viele Kunden zentral erbracht wird ist das Preis/Leistungsverhältnis durch interne IT-Spezialisten nicht zu erreichen. Durch eine hohe Standardisierung (z.B. Terminal Server usw.) erreichen Cloud-Anbieter ausserdem eine weitere Steigerung der Kosteneffizienz welche ein externer IT-Dienstleister mit lokalen Infrastrukturen nicht möglich machen kann.

Ergebniss des Vergleichs der Varianten: Es zeigte sich ein deutlicher Vorteil für die Cloud-Variante, sowohl hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit als auch in Bezug auf die Professionalisierung der IT Infrastruktur.

Die Wahl des ERP Systems fiel auf die Anwendung Sage Start der Firma Sage Schweiz. Diese Software deckt einen grossen Teil der administrativen Prozesse im Unternehmen zu einem vertretbaren Preis ab.

Um das Risiko der grossen Veränderung für den Kunden zu minimieren wurde mit der Geschäftsleitung eine schrittweise Umstellung vereinbart:
1. Schritt: Installation des neuen ERP Systems Sage Start in der Cloud-Umgebung. Einrichtung des Cloud-Zugangs auf den bestehenden PCs. Migration sämtlicher Stammdaten aus dem Altsystem in die Sage Start Anwendung. Einrichtung der neuen Anwendung inklusive Anpassung der Kundendokumente. Einrichten der lokalen Geräte wie Etikettendrucker und Netzwerkdrucker. Effektive Schulung der Anwender.
2. Schritt: Finale Umstellung der Auftragsbearbeitung auf das neue System.
Diese beiden Schritte sind hinsichtlich der IT Infrastruktur und der ERP Anwendung vollständig wiederverwendbar, sollte der Kunde sich schliesslich doch noch für die konventionelle Variante (eigene Computer-Hardware und Software) entscheiden. Der Cloud-Anbieter räumt dafür eigens ein Sonderkündigungsrecht von mehreren Monaten ein.
3. Schritt: Finale Umstellung der IT Infrastruktur d.h. vollständiges Stilllegen der Alt-Computer, Einrichtung reiner Cloud-Arbeitsplätze. Übertragung der Firmen-Daten und Verzeichnisstruktur auf den Cloud-Computer. Portieren der restlichen Anwendungen vom XP Betriebssystem auf Windows 10.
4. Schritt: Weitere Optimierung von Arbeitsabläufen wie z.B. die vereinfachte,automatische Aktualisierung der Artikeldatenbank auf Basis von angepassten Preislisten, optimierte Kundendokumente, verbesserte Ersatzteillogistik usw. Diese Optimierungen sind auf Basis der neuen Anwendung und Infrastruktur nun deutlich effizienter umsetzbar.

Import/Export von Massendaten: ERP Systeme (Buchhaltungs,-Auftragsverarbeitungs-, Lagerverwaltungssoftware ...) ermöglichen den Export bzw. Import von Massendaten wie z.B. Artikel, Kunden oder Lieferanten. Mit Hilfe dieser Funktionalität können Firmendaten aus den Alt-Systemen exportiert, und in die neuen Systeme wieder importiert werden. Diese Funktionen kommen bei einigen marktgängigen Systemen schnell an ihre Grenzen wenn sogenannte Detaildaten (z.B. Ansprechpartner, Artikelgruppen, Lagerplätze) übertragen werden sollen. Ebenso ist die Komplexität dieser Datenmigration von der Qualität der Daten und der Übereinstimmung der Datenformate abhängig. Wenn die Funktionalität der Anwendung eine automatisierte Verarbeitung nicht unterstützt wird oft auf die zeitintensive und wenig motivierende manuellen Datenerfassung bzw. Datenanpassung zurückgegriffen. Effektive Technologie kann diese leidsame Handarbeit in den allermeisten Fällen ersetzen. MS Access / MS Excel Anwendungen mit simpler Programmierung dienten in diesem Projekt zur effizienten Datenanpassung (Formatänderungen, Fehlerbehebungen, Zusammenführungen). Ausserdem wurden in diesem Projekt mehr als 900 Lagerplätze mithilfe eines elektronischen Anwendungsnutzer sehr effizient in Sage Start erfasst.

Technische Erfahrung: Die Installation von ERP Systemen wie Sage Start in einer Terminal-Server Umgebung (dies ist eine Form der Bereitstellung von Cloud-Computern) schöpft seine inhärente Komplexität aus dem Zusammenspiel der Terminalserver Technologie, Windows Server und dem ERP. Insbesondere anwenderfreundliche Windows-Dienste wie das Roaming Profile erfordern ein erhöhtes Mass an technischem Geschick. Damit die Nutzer an beliebigen Arbeitsplätzen ihr gewohntes ERP Desktop wiederfinden, muss die Installation die jeweilig angewandte Cloud-Technologie berücksichtigen z.B. Terminal Server (i.e. Remote Desktop, Vmware etc.) oder Virtual Desktop Integration Lösungen. Sage Start, zum Beispiel, läuft nicht ohne besondere Massnahmen in einer Terminal-Server Umgebung mit server-based roaming profiles. Bitte melden Sie sich bei uns wenn Sie hierzu mehr Information benötigen.

Fazit: Die umfassende Renovation der IT eines Unternehmens kann Dank effektiver Technologie sehr effizient erfolgen. Die Bereitstellung der kompletten neuen IT Infrastruktur nebst Einrichtung neuer Anwendungen kann auf Basis von Cloud-Technologie in wenigen Tagen verwirklicht werden. Die Übergabe der "IT-Themen" an einen hochspezialisierten Dienstleister erfolgt auf diese Weise sehr effektiv (vollständig und gleichzeitig fachlich ergänzt und modernisiert).