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Einführung einer ERP-Software

Einführung einer modernen ERP-Software zur Optimierung der Büroarbeit

Kunde: Formenbau | Breisgau, Deutschland
Start: August, 2015 | Status: abgeschlossen

Der Kunde bewältigte seine Buchhaltung sowie die Auftragsverwaltung vollständig mit den Microsoft Office Anwendungen Word und Excel. Er verwaltete mit diesen Programmen auch Artikel,- Lieferanten,- und Kundenstammdaten.

Der technisch erfahrene Kunde entschied die Einführung eines modernen ERP-Systems. ERP-Systeme ermöglichen die computergestützte Verarbeitung von vielen Betriebsprozessen, zum Beispiel in der Betriebsführung, in der Auftragsbearbeitung oder in der Lagerwirtschaft.

Auf Basis der bestehenden, modernen Computer-Infrastruktur sollte eine Mehrplatz-Installation der Anwendung Sage GS-Office Quantum aufgebaut werden.

Der Kunde arbeitet mit einer modernen Server-Infrastruktur und PC mit aktuellem Windows Betriebssystem.

Während der Installation der Sage Software wurden alle vorliegenden Massendaten aus Excel Tabellen extrahiert und für den Datenimport in die Sage Datenbank vorbereitet. Die Datenübernahme in das neue System wurde weitgehend automatisiert.

Die bestehenden Word-Dateien für den Kundenschriftverkehr (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Mahnungen etc.) wurden nach Kundenwunsch als Sage Formulare neu erstellt.

Die Effizienz und Effektivität der Arbeitsabläufe im Büro des Kunden profitiert nun von folgenden Möglichkeiten:

  • Die Auftragsbearbeitung ist deutlich einfacher und höher automatisiert da sie auf einen neu strukturierten und zentral gespeicherten Stamm von Daten zurückgreifen kann (z.B. Artikeldaten, Kunden, Lieferanten etc.)
  • Die Ablage von Auftrags,- und Fakturierungsdokumenten erfolgt automatisch und perfekt organisiert, anstatt in manuell angelegten Ordnern.
  • Das Programm erledigt die zur Auftragsbearbeitung zugehörige Buchhaltung fast vollständig automatisch im Hintergrund. Dazu ist der gesamte Kontenplan im Programm hinterlegt, alle Vorgänge in der Auftragsbearbeitung werden automatisch und steuerrichtig verbucht.
  • Selbst Zahlungseingänge,- und Ausgänge können direkt im Programm überwacht und verwaltet werden. Dazu ist das Programm an das Online-Banking angeschlossen.
  • Die Kosten für den Steuerberater bzw. Buchhalter können durch die automatische Buchungs,- und Kontierungsarbeit des Programmes drastisch gesenkt werden.

Mit ausführlicher Schulung der Nutzer wurde sichergestellt, dass die Arbeitsabläufe mithilfe der neuen Software auch effektiv und unabhängig bewältigt werden können. Im Laufe des Projektes erwarb der Kunde zusätzlich eigene Kenntnisse über die Pflege und Erstellung der Formulare des Kundenschriftverkehrs.