brandiware - effektiv arbeiten

Optimierung von Arbeitsabläufen und Technik im Büro

Einführung von Prozessverbesserungen und effektiver Computerunterstützung

Kunde: Baumaschinen Handel und Werkstatt | Schweiz
Start: August, 2015 | Status: abgeschlossen

Der Kunde verbessert sämtliche Arbeitsabläufe rund um Auftragsbearbeitung und Faktura hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Effektivität mit unserer Hilfe. Insbesondere sollen die verbesserten Prozesse Handel, Einkauf, Lager, Werkstatt und in der Administration auch optimal zusammenspielen.

Der manuelle Arbeitsaufwand soll verringert werden und die Sicherheit der Prozesse (Fehleranfälligkeit, Risiko von Technikausfällen usw.) erhöht werden.

Die wichtigsten Kundenwünsche:

  • Verringerung des manuellen Aufwandes bei der gesamten Auftragsbearbeitung
  • Einrichtung einer modernen Computer Infrastruktur auf Basis Windows Server 2012
  • Verbindung aller Computer und Drucker der beiden Standorte
  • Modernisierung der Datensicherung, Internet Sicherheit
  • Optimierung der Lagerführung und Ersatzteile-Logistik
  • Vorbereitung Geschäftsführer-Generationswechsel

Die bestehende Stammdatenhaltung wurde zunächst standardisiert um einen höheren Automatisierungsgrad bei der Auftragsannahme, Bearbeitung und Abwicklung zu erreichen.

Weitere Optimierung in den Prozessen der Administration wurde durchgeführt, um doppelte Datenerfassungen zu eliminieren. Zu diesem Zweck wurde auch die bestehende Buchhaltungssoftware PC-Kaufmann 5.0 angepasst. Zur Vorbereitung einer optimierten Lagerbestandsführung und einer automatisierten Inventarisierung wurde der Artikelstamm einschliesslich der Gebrauchtfahrzeuge neu strukturiert.

Wide Area Network Die Computer-Infrastruktur (dazu gehören Server, PC, Drucker, Netzwerk, Internet-Zugang usw.) wurde modernisiert und auf beide Standorte erweitert.
Die Erweiterung des Netzwerkes (Wide Area Network - WAN) auf beide Standorte nutzt das Internet (über eine spezielle, sichere Technologie - Virtual Private Network VPN, mit Internet Protokoll Sicherheit IPsec) und ermöglicht eine durchgängige Verbindung zwischen Computern, Dateispeichern und Druckern.Virtual Private Network

An einem der beiden Standorte befindet sich ein Server mit dem Windows 2012 Betriebssystem. Über Windows Server sind alle Arbeitsplätze so vernetzt, dass die Benutzer an beliebigem Standort / Arbeitsplatz ihre persönliche Arbeitsoberfläche (Windows Desktop) wiederfinden. Um dies zu ermöglichen kommt die Roaming Profile Technik zum Einsatz. Der Server übernimmt auch sämtliche Aufgaben hinsichtlich Virenschutz, Server-Backup und Sicherung aller PC im Netzwerk.

Die PC-Kaufmann 5.0 Software ist sehr alt und wird vom Hersteller nicht mehr unterstützt. Es gibt noch eine signifikante Anzahl von Installationen dieser Software in kleineren Unternehmen, insbesondere in der Schweiz. Der Hersteller der Software hat für die Schweizer Version dieser Software die Wartung eingestellt.

PC-Kaufmann 5.0 ist normalerweise nur auf dem Windows-XP Betriebsystem fehlerfrei lauffähig. Diese Tatsache zwingt PC-Kaufmann Nutzer zur Installation des relativ komplexen und fehleranfälligen "XP-Modus" von Microsoft. Das ist quasi ein alter Windows-XP Computer welcher als Programm innerhalb einer neueren Version von Windows läuft. Der XP-Modus läuft wiederum nur auf den Windows Versionen bis einschliesslich Windows 7.

PC-Kaufmann läuft auf diesem XP-Modus nur dann relativ stabil, wenn man ihn richtig konfiguriert. Bei richtiger Konfiguration bemerkt der Nutzer nicht, dass PC-Kaufmann unter Windows-XP läuft - d.h. PC-Kaufmann ist wie gewohnt als Programm im neuen Windows verfügbar. Diese Einrichtung vermeidet auch die meissten der Datenbankfehler, mit welchen PC-Kaufmann Nutzer oft zu kämpfen haben.

Mit dieser Konfiguration läuft PC-Kaufmann auch als Mehrplatz-Version über ein Netzwerk relativ stabil.

Wir empfehlen die Ablösung von PC-Kaufmann 5.0, mindestens aus Gründen der Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.Wir empfehlen dringend die Ablösung von PC-Kaufmann 5.0, mindestens aus Gründen der Sicherheit und Zukunftsfähigkeit. Es gibt vom gleichen Hersteller eine moderne Sofware (Sage Start), konzipiert für die Schweiz. Ein Umstieg inklusive der Übernahme Ihrer vollständigen Geschäftsdaten ist in kurzer Zeit und mit überschaubaren Kosten möglich. Auch dieses Projekt wird mittelfristig eine Ablösung von PC-Kaufmann 5.0 vornehmen.

Zur Optimierung der Prozesse im Einkauf und der Abstimmung dieser Prozesse auf die Lagerlogistik wurde damit begonnen eine Schnittstelle zu einem Ersatzteile-Grosshändler zu entwickeln. Das Ziel ist eine vollständige Integration von der Bestellung bis zur Lieferung und Lagerhaltung.

Die vielfältige Veränderung - Prozesse und Technologie - erfordern eine intensive Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern. Nur auf Basis der grossen Erfahrung jedes einzelnen Firmenmitglieds ist eine erfolgreiche und nachhaltige Verbesserung möglich. Die fortlaufende Ausbildung aller Mitarbeiter wird auch hier direkt an den laufenden Aufgaben durchgeführt und ist eine weitere notwendige Säule für den Erfolg des Kunden.

Ein Veränderungsprozess dieser Tragweite erfordert, neben dem Mut und der Weitsicht des Unternehmers, auch Zeit und kontinuierlichen Einsatz aller Beteiligter.

Die Geschäftsleitung hat sich in der Zwischenzeit für die Ablösung der ERP Software PC-Kaufmann durch das moderne ERP Sage Start entschieden. Sage Start wurde eingerichtet und die Stammdaten aus PC-Kaufmann übernommen.
Bestehende Kundendokumente (Werkstattauftrag, Auftragsbestätigung, Rechnung, Gutschrift usw.) wurden in der neuen Software als Formulare angelegt und auf die Wünsche des Kunden angepasst. Die Kundendokumente und Auswertungen der Sage Anwendungen lassen sich sehr komfortabel auf die Kundenwünsche anpassen. Für diesen Kunden wurden die Auswertungen mit speziellen Scripten (das sind kleine Programmstücke die beim Aufruf der Auswertung ausgeführt werden). So lassen sich zum Beispiel Textfelder kombinieren oder Nullwerte ausblenden. Selbst Dialoge zur Auswahl von gewünschten Datensätzen lassen sich komplett anpassen.

Der gesamte Fakturierungsprozess ist im nächsten Schritt optimiert worden. Und zwar vom Angebot, über die Bestellung von Ersatzteilen, dem detaillierten Arbeitsauftrag für die Werkstatt und bis zum Rechnungsausgang.
Mit der optimierten Artikelstruktur lässt sich der Reparaturauftrag für die Werkstatt direkt nach dem Gespräch mit dem Kunden mit einfachen Mausklicks zusammenstellen. Die benötigten Ersatzteile werden dabei ebenfalls automatisiert im ERP zur Verfügung gestellt werden und können gleich dem Reparaturauftrag beigegeben werden.
Das Erstellen der Rechnung erfolgt sehr effizient auf Basis der im Auftrag erfassten Daten.

Weitere Optimierung erfolgt aktuell im Bereich Lagerbestandsführung und Einkauf von Ersatzteilen.
Eine vollautomatische Erfassung von neu bestellten Artikeln via Schnittstelle zum Ersatzteillieferanten wurde vom Kunden in Auftrag gegeben.
Die Ersatzteildaten, einschliesslich der Preise, werden anschliessend im ERP automatisch und fortlaufend aktualisiert. Sind die Artikel erst einmal im ERP gespeichert, dann erfolgt die Bestellung von diesen Artikeln in Zukunft vollautomatisch, schon bei der Auftragserstellung durch das ERP System.