// Effizientes Arbeiten im Büro
brandiware - effektiv arbeiten

Effizienteres Arbeiten im Büro

Einführung einer modernen Anwendung für die Auftragsverwaltung und Fakturierung

Kunde: Spezialmaschinen | Südbaden, Deutschland
Start: Juli, 2015 | Status: abgeschlossen

Der Kunde bewältigte seine Buchhaltung sowie die Auftragsverwaltung vollständig mit den Microsoft Office Anwendungen Word und Excel. Er verwaltete auf dieser Basis auch Artikel,- Lieferanten,- und Kundenstammdaten. Trotz guter Nutzung der Möglichkeiten von Excel verblieb die Notwendigkeit Daten mehrfach zu pflegen und z.B. für die Buchhaltung manuell aufzubereiten.

Der technisch sehr versierte Kunde entschied sich deshalb für eine Modernisierung und höhere Automatisierung der Abläufe im Büro.

Auf Basis einer sehr modernen technischen Infrastruktur sollte eine Mehrplatz-Installation der Anwendung Sage GS-Office Quantum aufgebaut werden.

Der Kunde verfügt über eine moderne Server-Infrastruktur und PC mit aktuellem Windows Betriebssystem. Die Anwendungen der Firma Sage können sowohl als Einplatz,- als auch als Mehrplatzversion bezogen werden.

Eine Mehrplatzinstallation stellt mehreren gleichzeitigen Nutzern die Funktionen z.B. der Auftragsverwaltung oder der Buchhaltung zur Verfügung indem die Daten der Anwendung auf einem zentralen Serverzentralen Server platziert werden. Solch ein zentraler Server ist ein leistungsfähiger Computer mit welchem mehrer PC per Netzwerk verbunden werden. Die Aufgabe des Servers ist es mehreren PC-Nutzern z.B. gemeinsame Dateien oder Datenbanken zur Verfügung zu stellen.

Während der Installation der Sage Software wurden alle vorliegenden Daten aus Excel Tabellen extrahiert und für den Import in die Sage Datenbank vorbereitet. So wurden z.B. Kunden,- Lieferanten,- und Ersatzteiledaten übernommen. Die Datenübernahme in das neue System wurde weitgehend automatisiert und ermöglichte so die effiziente Verarbeitung von einer hohen Anzahl von Datensätzen (teilweise weit über 50.000 Einzelsätze). Dabei hatte die Berücksichtigung von Beziehungen zwischen den Datensätzen ein besonderes Augenmerk z.B. die Tatsache das Ersatzteile von mehreren Lieferanten geliefert werden können.

Die bestehenden Excel für den Kundenschriftverkehr (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Mahnungen etc.) wurden neu entworfen und nach Kundenwunsch als Formulare im Sage Programm neu erstellt.

Die Effizienz und Effektivität der Arbeitsabläufe im Büro des Kunden profitiert nun von folgenden Möglichkeiten:

  • Die Auftragsbearbeitung ist deutlich einfacher und höher automatisiert da sie auf einen neu strukturierten und zentral gespeicherten Stamm von Daten zurückgreifen kann (z.B. Ersatzteile, Kunden, Lieferanten etc.)
  • Die Ablage von Auftrags,- und Fakturierungsdokumenten erfolgt automatisch und perfekt organisiert, anstatt in manuell angelegten Ordnern.
  • Das Programm erledigt die zur Auftragsbearbeitung zugehörige Buchhaltung fast vollständig automatisch im Hintergrund. Dazu ist der gesamte Kontenplan im Programm hinterlegt, alle Vorgänge in der Auftragsbearbeitung werden automatisch und steuerrichtig verbucht.
  • Selbst Zahlungseingänge,- und Ausgänge können direkt im Programm überwacht und verwaltet werden. Dazu ist das Programm an das Online-Banking angeschlossen.
  • Die Kosten für den Steuerberater bzw. Buchhalter können durch die automatische Buchungs,- und Kontierungsarbeit des Programmes drastisch gesenkt werden.

Mit einer ausführlichen Schulung der Nutzer wurde sichergestellt, dass die Arbeitsabläufe mithilfe der neuen Software auch effektiv und unabhängig bewältigt werden können.