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Moderne Computer-Infrastruktur für einen Mittelständler

Modernisierung der Auftragsverarbeitung
bei gleichzeitigem Umstieg in eine professionelle Computer-Infrastruktur in der Cloud.

Kunde: Medizinische Geräte, Kanton Aargau, Schweiz Start: September, 2017 | Status: abgeschlossen

Der Kunde setzt GS Auftrag als ERP ein. Dieses Programm ist in die Jahre gekommen und muss ersetzt werden.
Ausserdem möchte der Kunde seine Computer-Infrastruktur (Server und PC) durch Dienste aus einer modernen Cloud ersetzen:

  • Runderneuerung der Anwendung zur Auftragsverarbeitung durch eine neue, zukunftsfähige Lösung. Diese Anwendung soll in Zukunft auch weitere Arbeitsabläufe (z.B. Buchhaltung) vereinfachen können.
  • Effiziente Übernahme der relevanten Stammdaten, d.h. Artikel und Kunden
  • Effiziente Übernahme von Kundendokumenten, insbesondere Übernahme von Altrechnungen in ein Rechnungsarchiv
  • Modernisierung der gesamten Computer-Infrastruktur d.h. Server, PC und aller notwendigen Betriebssystemsoftware und Anwendungen
  • Einsatz der jeweils aktuellen Version aller Software Komponenten (z.B. Office 2016, Windows 10, Windows Server 2016)
  • Möglichst weitreichende "Befreiung" des Unternehmens von allen Tätigkeiten und Aufgaben rund um die Instandhaltung der gesamten Büro IT. Die Geschäftsleitung war von Anfang an für die Einführung von moderner Cloud-Technologie zur Bewältigung dieser anspruchsvollen Aufgabe

Eine Analyse der Infrastruktur und sämtlicher, auf dem Server und auf den PC, installierter Software ist erforderlich. Dies ermöglicht nicht nur die Wiederherstellung aller Dateien und Anwendungen auf der neuen Infrastruktur, sondern auch das gleichzeitige "entrümpeln" aller Dateien.

Auf Basis der Analysergebnisse beauftragte der Kunde eine effektive Gegenüberstellung der relevanten Kosten für drei alternative Cloud-Anbieter als Fundament für die Einführung der neuen Auftragsverarbeitung. Es wurden zwei Anbieter aus Deutschland und ein Anbieter aus der Schweiz in das Rennen geschickt.

Moderne Cloud-Technologie ermöglicht Unternehmen eine effektive Auslagerung der gesamten Computer-Infrastruktur. Sowohl Einrichtung als auch der tägliche Betrieb wird vollständig vom Cloud Anbieter übernommen. Gute Cloud Anbieter punkten mit hohem Fachwissen und Professionalität insbesondere auch im wichtigen Thema IT Sicherheit.

ERP Systeme wie Sage Start ermöglichen eine effektive Automatisierung zentraler administrativer Arbeitsabläufe im Unternehmen.

Zur Auswahl eines geeigneten Anbieters von Cloud-Technologie dienten technische und fachliche Anforderungen wie:

  • Kostengünstiger im detaillierten Vergleich mit der Konventionellen-Variante. Bei diesem Vergleich werden u.a. auch berücksichtigt: die Aufwände für allfällige Wartungsarbeiten wie Datensicherungen auf externen Speichermedien, Aktualisierungen der Betriebssysteme, Aktualisierung der Sicherheitsmechanismen wie z.B. Virusscanner, Koordination mit engagierten IT Dienstleistern, jährliche Kosten dieser Dienstleister, Stromverbrauch aller Geräte usw.
  • Modernisierung der Prozesse rund um Sicherheit, Wartung und Betrieb durch den Anbieter. Aktualisierung der Systeme, Backup, Virenscan usw. vollständig im Hintergrund, ohne Beinträchtigungen für den Nutzer.
  • Klar definierte Kriterien für die Service Qualität: Alle Leistungen werden kontinuierlich gemessen und mit den vertraglich vereinbarten Richtgrössen verglichen. So wird z.B. die Mindest-Verfügbarkeit der Systeme per Vertrag geregelt, kontinuierlich überwacht und die Erreichung des Ziels regelmässig an den Kunden berichtet.
  • Sicherheit der Informationstechnologie auf höchstem Niveau und stetig aktualisiert
  • Eine Mindest-Leistung aller Computer auf dem Level der konventionellen Variante

IT Sicherheit / Datensicherheit: Wem darf das Unternehmen seine Daten anvertrauen ?
Viele Unternehmen tragen mit dem Gedanken einer Vereinfachung ihrer Informationstechnologie mithilfe von Cloud-Technologie - und stellen sich diese zentrale Frage. In der hochvernetzten und hochkomplexen Welt der Computer,- und Netzwerktechnik - das Internet des 21.Jahrhunderts - gibt es tatsächlich grosse Gefahren durch firmeninternen Missbrauch, Datenverlust, Industriespionage sowie durch Aktivitäten mit wahlloser, verbrecherischer Absicht im sogenannten Cyberspace. Die zentralen, nicht immer offensichtlichen, Aufgaben einer effektiven IT Sicherheit sind:

  • Professionelle Regelung der Passworteinstellungen und Nutzerberechtigungen (Installation von Software auf dem PC, Dateizugriff, Verzeichnisszugriff usw.)
  • Sicherheit im internen Netzwerk und Verriegelung gegenüber dem öffentlichen Internet
  • Geprüfte und regelmässige Aktualisierung von Betriebssystemen und Anwendungen. Die Prüfung von Aktualierungen ist wichtig um sicherzustellen, dass die Anwendungen nach der Aktualisierung auch wieder korrekt funktionieren
  • Funktionsgetestetes Backup und Datensicherungen an mindestens zwei entfernten Orten gespeichert
  • Regelmässige, aktuelle Prüfung auf Schadsoftware. Schnelle und fachgerechte Reaktion bei akuter Bedrohung durch neu publizierte Sicherheitslücken

Um den heutigen Anforderungen und IT Sicherheitsstandards zu genügen, müssen die oben genannten Aufgaben von der Unternehmensführung erkannt und die Umsetzung sichergestellt werden. Kein Unternehmen kann es sich heute leisten, diese Themen, nach dem "Prinzip Hoffnung", unberücksichtigt zu lassen. Ohne eigene, sich stetig weiterbildende IT-Spezialisten, oder adäquate externe Dienstleister ist diese Herausforderungen nicht zu bewältigen. Ein moderner Anbieter von Cloud-Technologie deckt diese Anforderungen vollständig und auf dem Level der aktuellen Standards ab. Da die Leistung für viele Kunden zentral erbracht wird ist das Preis/Leistungsverhältnis durch interne IT-Spezialisten nicht zu erreichen. Durch eine hohe Standardisierung (z.B. Terminal Server usw.) erreichen Cloud-Anbieter ausserdem eine weitere Steigerung der Kosteneffizienz welche ein externer IT-Dienstleister mit lokalen Infrastrukturen nicht möglich machen kann.

Ergebniss des Vergleichs der Anbieter: Es zeigte sich ein deutlicher Preis-Vorteil für die Anbieter aus Deutschland.

Die Wahl des ERP Systems fiel auf die Anwendung Sage Start der Firma Sage Schweiz. Diese Software deckt einen grossen Teil der administrativen Prozesse im Unternehmen zu einem vertretbaren Preis ab.

Um das Risiko der grossen Veränderung für den Kunden zu minimieren wurde mit der Geschäftsleitung eine schrittweise Umstellung vereinbart:
1. Schritt: Installation des neuen ERP Systems Sage Start in der Cloud-Umgebung. Einrichtung des Cloud-Zugangs auf den bestehenden PCs. Migration sämtlicher Stammdaten aus dem Altsystem in die Sage Start Anwendung.
Migration sämtlicher Rechnungen aus dem Altsystem in die Sage Start Anwendung. Die Übertragung der Alt-Rechungen in ein Rechnungsarchiv der neuen Anwendung ermöglicht dem Kunden
diese Rechnungen elektronisch zu durchsuchen und daraus neue Rechnungen schnell zu erzeugen.
Einrichtung der neuen Anwendung inklusive Anpassung der Kundendokumente. Einrichten der lokalen Geräte wie Netzwerkdrucker. Effektive Schulung der Anwender.
2. Schritt: Finale Umstellung der Auftragsbearbeitung auf das neue System.
3. Schritt: Finale Umstellung der IT Infrastruktur d.h. vollständiges Stilllegen der Alt-Computer, Einrichtung reiner Cloud-Arbeitsplätze. Übertragung der Firmen-Daten und Verzeichnisstruktur auf den Cloud-Computer. Portieren der restlichen Anwendungen auf Windows 10.
4. Schritt: Weitere Optimierung von Arbeitsabläufen wie z.B. die vereinfachter Zahlungsverkehr, auf Basis der ausgereiften Funktionalität des neuen ERP, optimierte Kundendokumente usw.

Eine schnelle Umsetzung der angekündigten elektronischen Anbindung an die Krankenversicherungsträger der Schweiz ist geplant.